WHISTLEBLOWING IL TERMINE QUINQUENNALE PER LA CONSERVAZIONE DELLE SEGNALAZIONI È INCOMPATIBILE CON LA GESTIONE DI EVENTUALI CONTESTAZIONI
Il D.Lgs. 24/2023, cd “Decreto Whistleblowing”, nel disciplinare la gestione delle segnalazioni di condotte illecite, prevede un termine massimo di conservazione delle stesse pari a cinque anni.
L’art. 14 dello stesso recita infatti che “le segnalazioni, interne ed esterne, e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione”.
La ratio di tale previsione temporale è da ravvisare nell’esigenza di garantire la riservatezza del soggetto segnalante coerentemente al disegno complessivo del Decreto in commento, che è, appunto, quello di tutelare la privacy di coloro che segnalano condotte illecite al fine di evitare conseguenze ritorsive ai loro danni.
Tale limite temporale, però, si dimostra poco coerente con l’esigenza di dover gestire eventuali contestazioni che potrebbero sorgere all’esito dell’istruttoria sugli illeciti segnalati.
Una possibile soluzione per ovviare a tale problema può essere individuata nell’opportunità espressa dal Garante della Privacy con provvedimento n. 304 del 6 luglio 2023 di conservare i documenti inerenti la segnalazione per un periodo di cinque anni decorso il quale la segnalazione può essere resa anonima al fine di far venire meno “la possibilità di risalire all’identità del segnalante”.
Resta fermo che anche prima del decorso di tale termine, la riservatezza del soggetto segnalante deve essere sempre adeguatamente tutelata.
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Dott.ssa Concetta Sferrazza